Politique de confidentialité

Contexte

Hockey pour les sans-abri est une organisation caritative appuy´e par des b´n´voles et dont les principales activit´s portent sur les tournois de hockey de rêve d’un jour pour adultes. En collaboration avec des comit´s organisateurs locaux de diverses villes du Canada, Hockey pour les sans-abri organise et dirige des tournois de hockey pour financer des programmes et des organismes locaux de la ville hôte qui viennent en aide aux sans-abri. Outre les activit´s d’organisation de tournois, Hockey pour les sans-abri et ses b´n´voles susmentionn´s assument la responsabilit´ d’am´liorer continuellement les processus administratifs, les ´v´nements et les activit´s, d’offrir des possibilit´s d’instruction, d’assurer une administration, une responsabilisation et une gouvernance ad´quate, d’aviser r´gulièrement par voie ´lectronique les participants, les commanditaires et les partenaires des nouveaut´s et de garder contact avec eux.

Objet de la pr´sente Politique

Hockey pour les sans-abri a ´labor´ la pr´sente Politique de confidentialit´ mise en application depuis le 1^er août 2009. Cette Politique d´crit la façon dont Hockey pour les sans-abri recueille, utilise, conserve, s´curise, divulgue et supprime les renseignements personnels sur des membres potentiels, des membres, des joueurs participants, des commanditaires, des participants ´tant des anciens de la LNH et des b´n´voles.

La Politique d´crit la façon dont Hockey pour les sans-abri, assujetti aux exigences applicables pr´vues par la loi, se conformera à toutes les exigences f´d´rales et provinciales pertinentes en matière de confidentialit´. Tout changement sera affich´ sur le site Web de Hockey pour les sans-abri dans un d´lai raisonnable.

1. ResponsabilitÉ

1.1 Hockey pour les sans-abri a nomm´ un membre du personnel (Directeur des op´rations) dont les responsabilit´s incluent la mise en œuvre et le suivi de la Politique de confidentialit´ de Hockey pour les sans-abri. Le Directeur des op´rations doit voir à ce que Hockey pour les sans-abri soit conforme aux principes de la politique. Le Directeur des op´rations relèvera du Directeur ex´cutif et la d´cision finale quant aux questions relatives à la Politique reposera sur le Conseil d’administration de Hockey pour les sans-abri. Le Directeur des op´rations pourra, à sa discr´tion, faire appel à d’autres membres du personnel ou à des b´n´voles au sein de l’organisation. Ceci n’att´nuera d’aucune façon sa responsabilit´ à l’´gard des questions portant sur la confidentialit´.

1.2 Le Directeur des op´rations de Hockey pour les sans-abri s’assurera que Hockey pour les sans-abri gère tous les renseignements personnels en sa possession, conform´ment à la pr´sente Politique, y compris ceux qui pourraient être transf´r´s à une tierce partie. Les organisations de tierce partie qui traitent les renseignements au nom de Hockey pour les sans-abri seront tenues, sous contrat, de respecter les normes ´tablies par Hockey pour les sans-abri.

1.3 Hockey pour les sans-abri mettra en œuvre des politiques internes qui faciliteront le respect de cette Politique de confidentialit´, y compris notamment ce qui suit :

des mesures de s´curit´ à tous les niveaux, conçues pour prot´ger les renseignements personnels en notre possession;
une proc´dure de mise en œuvre conçue pour r´pondre aux plaintes et/ou aux demandes.

2. D´termination des fins d’utilisation, types de renseignements recueillis et site Web

2.1 Hockey pour les sans-abri ne recueillera que les renseignements jug´s raisonnablement n´cessaires à la planification d’un tournoi et à la tenue d’activit´s de financement. Nos politiques et proc´dures en matière de confidentialit´ seront facilement accessibles. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez vous adresser au Directeur des op´rations de Hockey pour les sans-abri.

Le Directeur des op´rations est Sean Berry et vous pouvez le joindre à l’adresse sean@hockeyforthehomeless.com ou par t´l´phone au 514-889-9673.

2.2 Il est possible que Hockey pour les sans-abri recueille des renseignements personnels sur des membres potentiels, des membres, des participants à un tournoi, des commanditaires, des participants ´tant des anciens de la LNH et des b´n´voles, aux fins de planification de tournois et d’activit´s de financement seulement. Il s’agit, plus pr´cis´ment, des renseignements suivants :

le nom, l’adresse, l’âge d’un participant et son exp´rience au hockey qui servent à d´terminer la capacit´ du joueur et à l’affecter à une ´quipe en fonction des strat´gies de tournoi de Hockey pour les sans-abri;
les renseignements relatifs à la carte de cr´dit d’un participant qui pourraient être recueillis au cours du processus de don, de commandite ou d’inscription par l’interm´diaire d’un système de paiement en ligne de tierce partie;
les renseignements concernant le niveau d’habilet´ d’une personne ainsi que des commentaires sur le tournoi et les activit´s de financement pouvant être recueillis pour ´valuer le succès de nos programmes, de façon que nous puissions am´liorer la planification des tournois et des activit´s de financement;
les adresses ´lectroniques pouvant être recueillies pour faciliter les communications avec les membres, les participants, les commanditaires, les b´n´voles et les anciens de la LNH, qui ont trait aux ´v´nements à venir, aux activit´s et au processus d’affectation des fonds;
les renseignements sur des personnes à joindre en cas d’urgence et sur l’´tat de sant´ afin d’assurer que nos activit´s sont men´es dans un environnement s´curitaire et sûr;
les demandes d’indemnisation potentielles ou r´elles et l’enquête subs´quente aff´rente;
les renseignements recueillis pour d´fendre Hockey pour les sans-abri en cas de poursuites en justice intent´es contre Hockey pour les sans-abri.

2.3 Hockey pour les sans-abri s’efforcera d’assurer que toutes les personnes qui recueillent des renseignements personnels sont au courant de l’utilisation potentielle de donn´es personnelles.

2.4 Hockey pour les sans-abri demandera la permission à une personne d’utiliser tout renseignement personnel recueilli et sans rapport à ce qui a ´t´ susmentionn´, à moins que ladite utilisation soit autoris´e par la loi.

2.5 Les renseignements qu’on vous demande de fournir lorsque vous utilisez notre site Web pourraient être les suivants : votre nom, votre adresse, votre adresse ´lectronique, votre âge, votre sexe [et les autres types de renseignements indiqu´s au paragraphe 2.2]. Tous ces renseignements personnels seront trait´s selon les mêmes paramètres qui s’appliquent pour d’autres renseignements personnels recueillis par Hockey pour les sans-abri par d’autres moyens. Notre site Web recueille ´galement des renseignements non identifiables sur les utilisateurs tels que leur adresse IP, les sections du site Web qu’ils ont visit´es et l’information qu’ils ont t´l´charg´e. Hockey pour les sans-abri pourrait utiliser ces renseignements non identifiables et les divulguer à des fournisseurs de services aux fins d’administration du système ou d’am´lioration du site Web.

3. Consentement

3.1 Hockey pour les sans-abri utilisera les renseignements personnels aux fins pr´cis´es à la section 2 et aux Sections 3.2 et 3.3 qui suivent. En consentant à fournir vos renseignements personnels à Hockey pour les sans-abri, vous êtes r´put´ avoir consenti à ce que ces renseignements soient utilis´s aux fins de planification d’un tournoi ou d’activit´s de financement, tel que le d´crit la Section 2 de la pr´sente Politique de confidentialit´.

3.2 Hockey pour les sans-abri reconnaît que le hockey est, de par sa nature, un sport de contact et que les blessures font, jusqu’à un certain point, partie du jeu. Nous croyons que les dossiers m´dicaux, les ant´c´dents m´dicaux et les formulaires m´dicaux d’une personne pourraient être utiles en cas d’urgence et, pour cette raison, pourrions les exiger. Bien que nos participants et que nos participants potentiels ne soient pas tenus de fournir de tels renseignements ou s’ils refusent de le faire sans p´nalit´, Hockey pour les sans-abri consid´rera la r´ception de ces renseignements comme votre consentement à nous permettre de les utiliser en cas d’urgence m´dicale.

3.4 Hockey pour les sans-abri pourrait recueillir des renseignements personnels sans le consentement d’une personne, s’il est raisonnable de le faire et là où la loi le permet.

4. Collecte limit´e

4.1 Tous les renseignements seront recueillis de façon juste et l´gale, selon les critères ´tablis dans notre Politique de confidentialit´.

4.2 Hockey pour les sans-abri ne recueillera pas les renseignements sans discernement. Le nombre et le type de renseignements que nous recueillons seront limit´s à ce qui est requis pour r´pondre à nos besoins d´termin´s.

4.3 Hockey pour les sans-abri ne recourra à aucune forme de tromperie pour obtenir des renseignements personnels de la part de ses membres, participants, commanditaires et b´n´voles.

5. Usage limit´, divulgation et r´tention

5.1 Conform´ment aux lois applicables, Hockey pour les sans-abri limitera l’utilisation des renseignements personnels recueillis aux fins ´nonc´es à la Section 2 (D´termination des fins d’utilisation) et à la Section 3.2, Consentement.

5.2 Hockey pour les sans-abri conservera les documents pendant un certain temps, selon les besoins. Voici quelques cas plus pr´cis.

Typiquement, nous conservons les donn´es d’inscription pour une p´riode de trois ans suivant le tournoi, au cas où une personne d´sirerait participer de nouveau à un de nos ´v´nements.
Hockey pour les sans-abri pourrait, à l’occasion, faire appel aux services de fournisseurs de tierce partie si des services pour un tournoi, une activit´ de financement ou du soutien sont requis. Avant de faire appel aux services de ces entreprises, nous les engagerons sous contrat à traiter vos renseignements personnels, conform´ment à la Politique de confidentialit´ de Hockey pour les sans-abri.
Hockey pour les sans-abri pourrait divulguer vos renseignements personnels à une instance gouvernementale ayant affirm´ son autorit´ l´gitime d’obtenir ces renseignements ou si l’association a des motifs raisonnables de croire que ces renseignements pourraient être utilis´s dans le cas d’une enquête sur une activit´ ill´gale, si elle doit se conformer à une assignation à t´moigner, à une caution ou à un ordre de la cour, d’une personne ou d’un organisme ayant juridiction qui l’oblige à produire les renseignements ou autrement, tel que le permet la loi applicable.
Hockey pour les sans-abri pourrait, à sa discr´tion, communiquer des renseignements personnels aux fins de recouvrement de dettes envers Hockey pour les sans-abri.

5.3 Certains documents pourraient assujettis à des p´riodes de r´tention impos´es par une loi f´d´rale ou provinciale et Hockey pour les sans-abri respectera ces p´riodes en tout temps.

6. Exactitude

6.1 Hockey pour les sans-abri fera tout en son pouvoir pour assurer, dans la mesure du possible, que les renseignements qui nous sont confi´s demeurent exacts.

6.2 Hockey pour les sans-abri ne mettra les renseignements à jour qu’au moment d’une inscription, d’un don ou d’une mise à jour.

7. M´canismes de s´curit´

7.1 Des m´canismes de s´curit´ ont ´t´ mis en œuvre pour assurer la protection de vos renseignements personnels contre le vol ainsi que contre un accès non autoris´, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification.

7.2 Le niveau de s´curit´ sera directement li´ au degr´ de sensibilit´ des renseignements personnels recueillis. Plus les renseignements sont sensibles, plus le niveau de s´curit´ sera ´lev´.

7.3 Les m´thodes de protection et de s´curit´ incluront, sans d’aucune façon y être limit´es, des fichiers, des bureaux, des aires d’entreposage verrouill´s, des autorisations de s´curit´, des accès s´lectifs ainsi que des mesures technologiques telles que des mots de passe et le chiffrement.

8. Transparence

8.1 Hockey pour les sans-abri divulgue publiquement les m´thodes selon lesquelles sont trait´s vos renseignements personnels. Cette information est facilement accessible dans notre Politique de confidentialit´ sur notre site Web.

8.2 Les renseignements disponibles sont les suivants :

le nom, l’adresse et le num´ro de t´l´phone du Directeur des op´rations de Hockey pour les sans-abri;
les formulaires en ligne à utiliser pour vous inscrire à un de nos tournois;
une description du type of renseignements personnels que possède Hockey pour les sans-abri et l’utilisation g´n´rale qui en est faite.
Parmi ces renseignements,
tous les renseignements relatifs à l’inscription dont le nom, l’âge, l’adresse, les renseignements m´dicaux, les adresses ´lectroniques et les renseignements sur la carte de cr´dit, s’il y a lieu;
les renseignements pouvant être mis à la disposition d’organisations connexes et/ou de fournisseurs de services de tierce partie, conform´ment aux dispositions de la pr´sente Politique de confidentialit´.

9. Accès individuel

9.1 Conform´ment aux lois applicables et à la demande de la personne concern´e, Hockey pour les sans-abri indiquera si l’organisme d´tient ou non des renseignements personnels sur une personne.

9.2 Hockey pour les sans-abri pourrait vous demander de fournir suffisamment de renseignements pour confirmer votre identit´ avant de vous communiquer vos renseignements personnels.

9.3 Conform´ment aux lois applicables, Hockey pour les sans-abri fera les d´marches n´cessaires pour vous communiquer ces renseignements dans les 30 jours suivant la r´ception de votre demande de renseignements. Ces renseignements vous seront fournis dans un format convenable.

9.4 Tout renseignement inexact port´ à notre attention sera corrig´ par Hockey pour les sans-abri le plus rapidement possible et toute tierce partie pertinente sera mise au courant des corrections en temps voulu.

10. Problèmes de conformit´

10.1 Hockey pour les sans-abri ´tudiera toutes les plaintes relatives à la conformit´. Si la plainte est jug´e justifi´e, l’organisme prendra les mesures n´cessaires pour assurer la conformit´ et apportera des changements à ses politiques pour assurer la conformit´ à l’avenir.

10.4 Toutes les plaintes devront être adress´es au Directeur des op´rations de Hockey pour les sans-abri, Sean Berry, et vous pouvez le joindre à l’adresse sean@hockeyforthehomeless.com ou par t´l´phone au 514-889-9673.